IT 시스템 구축 과정(1/3): 의사결정 단계
IT System Building Process천리길도 한 걸음부터 July 04, 2020시스템 구축은 크게 3단계(의사결정 - 준비 - 시스템 개발)로 이뤄집니다.
오늘은 첫번째 단계인 의사결정 단계에 대해 이야기해보겠습니다.
IT 시스템 구축 계획의 수립
- IT 시스템은 어떻게 만들어질까요? 시스템을 만들려면 조직 내의 누군가가 시스템을 만들자는 이야기를 하고, 그 계획이 조직에서 승인되어야 합니다. 즉, 조직 내에서 ‘시스템을 만들자’는 의사결정이 이뤄져야 합니다.
- 그리고 그러한 의사결정에는 통상적으로 ‘시스템 구축 계획(안)’과 같은 형태의 보고서가 필요합니다.
왜 시스템이 필요할까?
- 시스템이 필요한 경우는 크게 2가지 입니다. 하나는 이미 하고 있는 업무가 점차 늘어나거나 복잡해져서 시스템이 없이는 더 이상 그 업무를 수행하기 힘든 경우이고, 다른 하나는 현재 상황에서는 할 수 없는 새로운 일을 하기 위해 시스템을 만드는 경우입니다.
- 즉, 기존 업무를 효율적으로 수행하기 위해서 또는 시스템 없이는 할 수 없는 새로운 일을 하기 위해서 시스템이 필요합니다.
- 대부분의 경우 두 원인이 복합적으로 작용하며, 따라서 시스템 구축 계획(안) 보고서도 이 2가지 관점에서 작성되어야 합니다.
시스템 구축 계획(안)의 작성
- 시스템 구축 전과 후를 비교하여 무엇이, 어떻게, 얼마나 더 좋아지는지를 설득력있게 설명하는 것이 시스템 구축 계획(안)의 핵심입니다.
- 시스템 구축 계획(안) 보고서는 통상 다음의 순서로 서술됩니다.
< 시스템 구축 계획(안) 보고서 순서 >
- 현황 및 문제점
- 국내외 유사사례 검토
- 시스템 구축 필요성
- 기본 방향
- 시스템 구조 및 주요 기능
- 조치 필요 사항 및 향후 계획
1. 현황 및 문제점
- 현재의 업무체계와 IT 시스템으로는 더 이상 우리가 원하는 수준의 성과를 내기 어렵다는 점을 설명하면 됩니다.
- 주의할 점은 시스템 구축의 필요성을 강조하려는 마음에 기존의 업무체계를 ‘비난’해서는 안된다는 점입니다.
- 왜냐하면 현재의 업무체계도 꽤 오랜 기간동안 여러 사람들이 고민한 결과이고, 합리적인 판단에 따라 설계·운영 중인 제도입니다. 상황의 변화에 따라 현재의 업무체계를 개선할 필요가 있는 것이지, 현재의 업무체계를 만든 사람들이 엉망으로 일을 했기 때문이 아닙니다.
- 이 부분에서 현장 직원이나 민원인 등의 생생한 목소리를 추가할 수 있다면 더욱 좋습니다.
2. 국내외 유사사례 검토
- 구축하려는 시스템과 유사한 시스템의 구축·운영 사례는 의사결정의 중요한 참고자료입니다.
- 일자리 또는 일자리정책과 관련된 시스템은 굉장히 많기 때문에 적어도 3개 정도의 유사 시스템을 찾을 수 있습니다.
- 다만, 이 부분이 길어지는 것은 좋지 않습니다. 1쪽 이하로 작성하고, 필요하면 뒤쪽에 참고자료로 첨부하는 것이 좋습니다.
3. 시스템 구축 필요성
- 시스템 구축을 위한 보고서이므로 당연히 시스템 구축이 필요하다는 결론인데, 중요한 것은 판단 근거입니다.
- 의사결정을 위해서는 시스템 구축 전-후를 비교하거나, 효과-비용을 비교하는 방식이 주로 사용됩니다.
- 시스템 구축 전(As-IS)과 후(To-Be)의 비교: 업무 수행의 효율성(생산성), 신뢰성(안정성), 위기대응 능력, 확장 가능성 등
- 시스템 구축 효과(Benefit)과 비용(Cost)의 비교: 시스템 개발에 소요되는 비용과 시스템 구축에 따른 개선 효과를 경제적으로 비교
4. 기본 방향
- 시스템 구축은 업무체계의 변화를 전제로 하기 때문에 업무체계가 변화할 수 밖에 없으며, 변화의 기본방향이 무엇인지 제시할 필요가 있습니다.
- 시스템 구축의 기본방향은 서비스 수요자 입장에서 설정되어야 하며, 어느 정도의 상황변화에도 불구하고 지속될 수 있어야 합니다.(물론 환경 변화에 따라 기본 방향도 변경될 수 있습니다.)
- 도표나 인포그래픽 등을 이용하여 기본 방향을 알기 쉽게 정리하는 것을 추천합니다.
5. 시스템의 구조 및 주요 기능
- 이 부분은 구축하려는 IT 시스템이 무엇이고, 그 시스템으로 무엇을 할 수 있는가?에 대한 답변이 주요 내용이 됩니다.
- 시스템의 구조는 IT 기술 측면이 아니라 사용자 측면에서의 구조를 보여주는 것이 좋습니다. 즉, 서비스 수요자와 업무 담당자, 그리고 시스템 관리자가 각각 어떤 화면을 보며 시스템을 운영할 수 있는지 보여주면 됩니다.
- 아직 시스템 설계를 하지 않은 단계이기 때문에 시스템의 주요 기능을 확정적으로 작성하기에는 어려움이 있을 수 있습니다. 따라서, 세부 기능을 설명하기보다 주요 기능 또는 효과를 간략히 설명(소개)하는 것이 바람직합니다.
6. 조치 필요 사항 및 향후 계획
- 이 부분은 시스템 구축에 대한 의사결정이 이루어졌다는 전제 하에 필요한 조치 사항을 정리합니다.
- 근거 법령이 미비한 경우 근거 법령 제·개정에 대한 계획이 있어야 합니다.
- 시스템 구축과 운영을 전담할 조직과 인력은 반드시 필요합니다. 시스템 규모에 따라 인원의 변동은 있을 수 있지만, 전담 관리 인력이 없는 시스템이 망가지는데 걸리는 시간은 그리 길지 않기 때문입니다.
- 시스템 개발 일정과 예산은 시스템의 규모와 관련되어 있는데, 보통 개발 기간은 2년, 전체 예산은 100~500억원 정도 필요합니다. 투입되는 예산 중 절반 이상은 마지막 해에 투입되며, 사업 초기에는 시범시스템을 구축하고 요구사항을 분석하는 것이 주된 과제이므로 예산이 집중적으로 투입될 필요는 없습니다.
- 총 예산이 500억원 이상인 경우에는 기재부가 예산지침에 따라 ISP(정보화전략계획)을 수립할 것을 요구하며, ISP를 수립할 경우 시스템 개발은 1년 늦어집니다.
- ISP가 필요없는 소규모 시스템이나 기존 시스템을 개편하는 경우에는 1~2년 정도의 시간이 소요되는데, 1년짜리 사업이라고 하더라도 조달청 계약기간을 감안하면 연내에 끝나는 경우는 거의 없다고 보면 됩니다.(조달청 계약에만 최소 4개월 소요)
- 향후 일정은 연 단위 또는 반기 단위로 작성하면 충분하고, 예산은 그에 맞추면 됩니다.
시스템 구축 계획(안)의 보고
- 시스템 구축 계획(안)은 직접적인 의사결정권자 뿐만 아니라 관련 부서에도 충분히 공유되어야만 합니다.
- IT 시스템 구축은 전문적인 분야의 의사결정이기 때문에 많은 사람들의 의견을 들어볼만한 주제이고, 그 과정엥서 소수의 사람이라도 반대하면 시스템 구축에 필요한 막대한 자원을 IT 시스템 개발이 아닌 다른 쪽에 사용해야 한다는 주장이 힘을 얻을 수 있기 때문입니다.
- 급하게 보고하기 보다는 충분한 토론을 거쳐 공감대를 형성해서 의사결정 단계에서 시스템 구축이 중단되지 않도록 합니다.
참고자료
- 플랜김(https://plankim.com)에서 시스템 구축과 관련된 좋은 포스팅을 발견해서 소개합니다.