일하기 위한 준비

일을 잘하려면집중력 October 01, 2020

일을 잘 하려면 일에 집중할 수 있어야 합니다. 일에 집중하려면 무엇이 필요할까요?

이 글을 읽기보다 다음 TED 영상을 시청하는 것을 강력히 추천합니다. (이 글은 영상을 참고로 작성하고 제 생각을 일부 추가한 것입니다.)

제이슨 프라이드: 사무실에서 일이 안 되는 이유

방해받지 않는 시간

• 일에 집중하기 위해서는 방해받지 않는 연속된 시간이 필요합니다.
• 왜냐하면 지적인 능력은 5분이나 10분 안에 발휘되지 않기 때문입니다.
  • 통계자료를 찾아 보고서에 채워넣는 일, 각종 조사에 응답하는 일, 회의 일정을 확인하는 일처럼 생각할 필요가 별로 없는 단순한 일이라면 5~10분 안에 처리할 수 있습니다.
  • 그렇지만 무엇인가 복잡한 일을 제대로 해결해야 한다면 최소한 1시간 이상의 연속된 시간이 필요합니다. 정말 중요한 일이라면 3~4시간이 필요하고, 그 3~4시간이 반복적으로 필요한 경우도 있습니다.
  • 사용한 시간의 총량이 4시간으로 같더라도 한번에 4시간을 사용한 사람과 10분을 24번에 걸쳐 사람은 완전히 다른 성과를 낼 것입니다.
• 하루가 정신없이 지나갔지만, 오늘 도대체 무슨 일을 했는지 기억이 나지 않는다면, 나의 업무시간이 너무 잘게 쪼개져 있지는 않은지 확인해보아야 합니다.
  • 만약 그렇다면 방해받지 않는 연속된 시간을 확보하기 위해서 노력해야 합니다.

건강한 몸과 마음

• 일단 몸과 마음이 건강해야 합니다. 몸과 마음 어딘가 아픈 사람이 긴 시간 동안 일에 집중하기는 어럽습니다.
• 그러니까 몸이 좀 아픈 걸 참고 일하는 것은 본인 뿐만 아니라 회사에도 좋지 않은 일입니다.
• 아픈 것 뿐만 아니라 지친 경우에도 휴식을 취해야 합니다. 지친 상태에서는 잘못된 판단을 하게될 확률이 높기 때문입니다.
• 일단 내 몸과 마음부터 챙깁시다.
  • 배가 아프거나, 열이 나거나, 기침이 나거나, 눈이 피곤하거나, 허리가 아프거나, 목이나 어깨가 굳었거나, 두통이 있거나, 가려움증이 있거나 하다면 병원에서 치료를 받아야 합니다.
  • 크게 걱정되는 일이 있거나, 꼭 처리해야 하는 개인적인 일이 있거나, 꼭 가고싶던 행사나 공연이 있다면 그 일을 먼저 해결하는 게 좋습니다. 만약 해결이 어렵다면 자신이 할 수 있는 조치는 다 하고 당분간 신경을 쓰지 않을 수 있는 상태로 만들어야 합니다.
  • 화가 났거나, 우울하거나, 스트레스가 심하거나, 잠이 부족하거나, 또는 아무 이유없이 일이 하기 싫다면 좀 쉬어야 합니다.

예정에 없는 연락 줄이기

• 방해받지 않는 연속된 시간의 가장 큰 적은 사전에 예정되지 않은 연락입니다.
• 갑자기 회의를 소집한다던가, 누군가에게 전화한다던가, 직접 찾아가서 무언가를 물어보는 것은 상대방의 연속된 시간을 단절시키는 행위가 될 수 있습니다.
• 그렇지만, 회의와 전화통화와 대화는 업무에 꼭 필요한 작업이라서 그 자체를 없애버릴 수는 없습니다. 대신 그 방법을 바꿔야 합니다.

1. 회의하는 방법

• 회의는 가급적 하지 않는 것이 좋습니다.
• 회의를 해야한다면 사전(적어도 하루 전)에 일정을 정하고, 그 시간에 맞춰서 회의를 해야 합니다. 물론 회의 자료도 사전에 공유해야 합니다.
• 특히, 사전 예고없이 “자 회의합시다” 하고 사람들을 부르는 것은 좋지 않습니다.
• 회의에 참석해야하는 사람들은 전혀 예상하지 못한 시점에 자신이 하고 있던 일을 내려놓고 와야만 하기 때문입니다.

2. 전화하는 방법

• 전화통화가 필요한 상황이라면 바로 전화하기 보다는 시간이 될 때 전화를 해달라고 문자나 카톡을 남기는 것이 좋습니다.
• 갑작스런 회의와 마찬가지로 전화 역시 상대방의 방해받지 않는 연속된 시간을 잘라내는 행위가 되기 때문입니다.
• 문자를 보내면서 어떤 일로 전화통화를 원하는지 알려준다면 더 좋습니다.
  • (X) “시간되실 때 전화부탁드립니다.”
  • (O) “OOOO지원금 부정수급 처리방안 때문에 통화했으면 합니다. 시간되실 때 전화부탁드립니다.”

3. 대화하는 방법

• 상대방과 직접 만나서 이야기를 해야하는 상황도 마찬가지 입니다. 메신저 등의 방법으로 대화하기 원하는 주제를 알려주고 시간 약속을 잡아서 대화하는 것이 좋습니다.

예정에 없는 연락 줄이기 부분을 쓰기가 힘들었습니다. 왜냐하면 지금까지 제가 일하면서 예정에 없는 연락을 정말 많이 했기 때문입니다.
갑작스럽게 회의를 소집하고, 마구 전화를 해대고, 귀찮게 직접 찾아가고 한 기억들이 계속 떠올라서 제가 이런 글을 쓰는게 잘못된 일처럼 느껴졌습니다.
저 때문에 피해를 입으셨던 제 동료분들께 진심으로 죄송하다는 말씀을 드리고 싶습니다.
당연히, 앞으로는 예정에 없는 연락을 하지 않도록 최대한 노력하겠습니다.

집중할 수 있는 사무환경

• 집중할 수 있는 사무환경에 대한 흔한 오해는, 다른 사람이 자신을 볼 수 없도록 사무실 한 쪽 구석 자리를 차지하고, 책이나 달력, 모니터 등으로 벽을 쌓은 자리가 집중할 수 있는 자리라고 생각하는 것입니다.
  • 사실 그런 자리를 다들 선호하는 이유는 가장 딴 짓을 하기 좋은 자리이기 때문입니다. 정말 의지력이 강한 사람이 아니라면 그런 구석자리에서 집중력을 발휘하기 어렵습니다.
  • 집중할 수 있는 환경은 외부와 완전히 단절된 장소가 아니라, 도서관이나 카페처럼 어느 정도 개방된 장소입니다.
  • 자신과 관련없는 일을 하는 사람들이 주변에 있는 상황에서 오히려 더 집중이 잘 되는 것을 느껴보셨을 것입니다.
  • 그리고 이어폰이나 헤드폰을 적절히 사용해서, 나의 관심을 끄는 대화나 너무 시끄러운 소음으로부터 나를 보호할 수 있어야 합니다.
  • 필요하다면 스마트워크 센터 같은 장소에서 집중해서 작업을 하고 오는 것도 좋습니다.
• 집중할 수 있는 사무환경의 다른 중요한 요소는 내 생각을 흐트러뜨릴 수 있는 요인을 줄이는 것입니다.
  • 우리가 생각을 계속 이어나가기 위해서는 생각을 하는 것 이외의 동작에 의식을 집중하는 것을 최대한 줄여야 합니다.
  • 자리가 잘 정리되어 있지않아서 참고해야 하는 자료나 파일을 한참동안 찾아야 한다면 그 동안 해왔던 생각을 이어가기 어렵습니다.
  • 책상의 공간은 최대한 넓게 확보되어야 하고, 일을 하는 동안에는 그 일과 관련된 자료만 책상위에 있어야 합니다.
    • 그러려면 일을 시작하기 전의 책상은 텅 비어있는 상태에 가까워야 합니다. 우리가 하는 일을 다양하기 때문에 그 자료들을 다 책상위의 책꽂이에 꽂아둔다면 책상의 아주 좁은 면적만 사용할 수 있게 되는데, 그러면 여러 자료를 한꺼번에 보기 어려워집니다.
  • 제가 추천하는 것은 특정한 일과 관련된 모든 자료를 3공 바인더에 편철해두고 그 바인더만 참고하면서 일을 하는 것입니다.
    • 바인더를 만드는 데 시간이 약간 들긴 하지만, 어느 정도 시간을 투입해야 하는 일이라면 바인더를 만들만한 가치가 있습니다.
    • 바인더가 좀 옛날 방식이라고 생각한다면 모니터를 2대 두고, 한쪽 모니터는 참고자료를 확인하는 용도로 사용하는 것도 가능합니다.
• 컴퓨터의 파일 역시 잘 정리되어 있어야 합니다. 바탕화면 가득 파일이 널려있는 사람은 정말 초인적인 능력이 있지 않은 한 집중해서 일을 할 수가 없습니다.
  • 내 파일이 어디에 있는지 의식적으로 고민하지 않아도 되도록 파일을 적절한 폴더에 나누어 저장하고 있어야 합니다.
  • 내가 작업을 하면서 사용하는 컴퓨터 프로그램의 기능도 자유롭게 활용할 수 있어야 합니다. 통계 관련된 엑셀 작업을 해야 하는데, 일일이 인터넷을 검색하거나 주변 사람에게 물어보면서 작업을 해야 한다면 그 작업은 아주 더디게 진행될 수 밖에 없습니다.

참고로, 개인적으로는 내부망과 외부망이 완전 분리되어 있는 컴퓨터 환경은 집중력을 유지하는데 있어 매우 큰 적이라고 생각합니다.
외부 자료를 보려고 할 때마다 로그인을 새로하고 화면을 전환하면서 내용을 기억하려고 하는 행위는 집중력을 흐트러뜨리는 아주 효과적인 방법이기 때문입니다.
망분리를 없앨 수 있다면 가장 좋겠지만, 그렇지 못하다면 자료를 찾는 작업을 사전에 모두 마치고 나서 보고서 작업을 시작하는 방식으로 대처하거나, 재택근무나 원격근무를 해서 외부 자료를 자유롭게 활용할 수 있는 환경에서 작업을 하는 것을 추천합니다.

집중하기 위한 방법을 고민해봅시다

• 일을 좀 더 잘하고 싶다면, 집중하기 위해서 나에게 필요한 것이 무엇인지 생각해보아야 합니다.
• 사람마다 집중할 수 있는 환경은 조금씩 다르기 때문입니다.
  • 재택근무나 원격근무가 잘 맞는 사람도 있고, 사무실에서 더 집중이 잘 되는 사람이 있습니다.
  • 아침에 집중을 잘하는 사람이 있는 반면, 야근시간에 집중이 잘되는 사람도 있습니다.
• 중요한 점은 자신에게 맞는 환경을 찾기 위해 의식적으로 노력하면서 최대한 그런 상황, 환경을 만들어 나가기 위해 노력해야 한다는 점입니다.