보고서 작성 지시 받는 방법

how to write a good report April 19, 2020

보고서를 잘 쓰려면 보고서 작성 지시를 잘 받아야 합니다.

좋은 보고서의 조건

• 좋은 보고서의 조건은 다양합니다. 그리고, 그 조건은 매우 다양합니다. 시간에 따라 변하기도 합니다.
  • 따라서, 좋은 보고서를 쓰기 위한 첫걸음은 내가 지금 써야하는 보고서가 어떤 보고서이며, 지켜야 하는 조건이 무엇인지 파악하는 것입니다.

보고서 작성 지시를 받을 때

• 좋은 보고서를 쓰는 과정은 보고서 작성 지시를 받을 때부터 시작됩니다.
  • 작성지시를 대충대충 받고 보고서를 잘 쓰려면 상당한 내공이 필요합니다.
  • 그런 내공이 없다면 작성 지시를 받을 때 정신을 차려야 합니다.

1. 마감시한: 가장 중요합니다!

• 이건 정말 꼭!꼭!꼭! 확인해야 합니다. 보고서를 언제까지 써야하는지는 보고서에 대해 정말 많은 것을 결정하기 때문입니다.
• 보고서 작성 시간의 의미
  • 1~2시간 이내에 써야한다면 새로운 내용을 작성하라는 의미가 아닙니다. 지금 있는 내용을 편집만 해서 가져오라는 것입니다.
  • 하루 이내에 써야한다면 기존에 있는 내용을 보기좋게 편집하라는 의미일 수도 있고, 한두가지 내용을 확인해서 보고서에 추가하라는 의미일 수도 있습니다.
  • 보고서 쓰는 시간을 3~5일 정도 준다면, 새로운 보고서를 쓰라는 의미일 가능성이 높습니다. 그렇지만 새로운 자료를 너무 많이 조사할 필요는 없습니다.
  • 보고서 쓰는 시간을 1주일 이상 주었다면 둘 중에 하나입니다. 정말 어려운 보고서이거나, 보고서 작성을 연습해보라는 의미입니다. 실제 업무에 필요한 보고서를 1주일 이상 작성해야 한다면 국내외 사례조사, 전문가 의견수렴, 통계 및 문헌조사를 준비해야 합니다.
• 마감시한이 조정이 가능한 것인지, 아니면 무조건 지켜야 하는 것인지도 중요합니다.
  • 회의자료로 쓸 보고서라면 당연히 그 회의 전에 보고서가 완성되어야만 합니다. 아무리 잘 쓴 보고서라도 그 회의 이후에는 쓸모가 없습니다. 만약, 다른 일때문에 보고서를 쓸 시간을 충분히 확보하기 어렵다면 지시자에게 상황을 설명하고 업무의 우선순위를 명확히 할 필요가 있습니다.
  • 마감시한을 고려하여 1차 보고를 언제 드릴 것인지를 정해두는게 좋습니다. 지시를 다 받은 다음에 “그러면 OO일까지 사전 보고를 드리면 될까요?” 라고 물어보면 됩니다.

2. 보고서 작성 목적

• 보고서를 작성하는 목적은 크게 2가지 중의 하나입니다. 보고용 또는 회의용입니다.
• 보고용 보고서의 주된 목적은 의사결정입니다. 어떤 내용의 의사결정을 위한 보고서인지, 보고 대상은 누구인지, 보고를 누가 하는지 등을 확인해야 합니다.
• 회의용 보고서의 주된 목적은 회의 참여자들에게 정보를 전달하고, 합의를 도출하는 것입니다. 어떤 회의인지, 참석자가 누구인지, 회의 주재 및 안건 보고는 누가 하는지를 확인해야 합니다.

3. 참고할 자료

• 보고서를 쓸 때 완전 처음부터 시작하는 경우는 흔치 않습니다. 적어도 사용해왔던 보고서 양식 정도는 있기 마련이고, 참고할 만한 보고서 또는 자료 등이 있습니다.
• 보고서 작성 하기 전에 참고할 자료를 확인하지 않으면 상당한 시간을 들여 작성한 보고서가 헛수고가 되버릴 수 있습니다.

4. 그 밖에

• 지시자의 지시를 미처 다 기억하지 못했다면, 바로 다시 확인받는 것이 좋습니다. 방금 말씀해준 내용인데 다시 물어보는 것이 왠지 걸린다고 해서 명확히 하지 않으면 보고서 쓰느라 고생은 고생대로 하고, 좋지 않은 평가(?)까지 받을 수 있습니다.
• 주변에 보고서에 대해 상의할 사람이 있다면 보고서 쓰기 전에 먼저 상의하고 보고서 작성을 시작하시기 바랍니다.